Luc Sambre: "Kennis douaneprocessen geeft bedrijven wind in de zeilen"

Flowsmagazine, Douane
Koen Dejaeger9 jun 2023 om 11:36

Als volgende onderwerp uit ons meest recente Flowsmagazine over douane belichten we vandaag het onderwerp ‘customs compliance’. Luc Sambre, hoofd Customs & Excise Solutions bij BDO, licht toe waarom dit zo belangrijk is voor bedrijven.

Waarom is customs compliance zo belangrijk voor bedrijven? Als douaneactiviteiten slecht worden opgevolgd, kan dat bedrijven veel geld kosten, maar in het tegenovergestelde geval wel geld opbrengen. Vooraf is het nuttig om de term ‘customs compliance’ even te duiden: het betekent dat alle officiële voorschriften van de douanewetgeving worden nageleefd via een vastgelegd proces. De douane controleert of die voorschriften worden nageleefd. “Het is toch een complexe aangelegenheid binnen de hele value chain waar import en export bij komt kijken, en bovendien wordt het belang ervan onderschat”, steekt Luc Sambre van wal.

Het is van primordiaal belang om de douaneprocessen en -voorschriften te respecteren. “Voor bepaalde goederen gelden er namelijk beperkingen of vereisten, maar er kunnen ook verboden op van toepassing zijn”, aldus Sambre. “Als de regelgeving niet wordt nageleefd, kunnen de gevolgen voor een onderneming duur en nadelig zijn. ”Daarom maken bedrijven veelal gebruik van gespecialiseerde interne en/of externe douanedienstverleners. “Maar de ervaring leert dat ook daar fouten kunnen worden gemaakt, en dat kan ernstige gevolgen hebben voor een organisatie”, aldus Sambre. “Bij het foutief invullen van de documenten, zal niet de partij die de formaliteiten regelt, maar wel de opdrachtgever de verantwoordelijkheid dragen.”

Noodzakelijk kwaad

Het management van bedrijven is zich vaak niet bewust van het belang van douane en kent ook de risico’s niet. Tot ze er plots mee worden geconfronteerd. “Pas wanneer er strafrechtelijke procedures worden opgestart tegen het management vanwege overtredingen tegen de douanewetgeving, gaat er een alarmbel af en wordt er aandacht aan besteed.”

“Veel bedrijven zien douaneformaliteiten als een noodzakelijk kwaad”, gaat Sambre verder, “maar die bedrijven doen er dus goed aan om naast de eventuele interne ook de externe douanedienstverleners zorgvuldig te selecteren en te controleren.”

Grote bedrijven versus kmo’s

Het is een misvatting dat customs compliance alleen een zorg is voor grote bedrijven. “Uiteraard speelt de schaalgrootte een rol en zal een multinational zijn compliance-afdeling helemaal kunnen uitbouwen. Voor kleine en middelgrote bedrijven is dat een ander verhaal, daar zitten diverse functies vaak gebundeld bij één persoon”, aldus Sambre.

Een hele douaneafdeling op poten zetten, is voor de meeste kmo’s geen haalbare kaart, maar toch kunnen kleinere bedrijven ook redelijk eenvoudig een structuur opzetten om de risico’s in te perken. “Het is belangrijk dat elke onderneming die goederen importeert of exporteert, de nodige focus legt op compliance. Daarbij geldt dat een beetje compliance nog altijd beter is dan helemaal geen voorzorgsmaatregelen nemen.”

Risico’s

Maar wat zijn de risico’s dan voor bedrijven die niet compliant zijn? “Bedrijven moeten douanerechten en belastingen correct betalen, en bijvoorbeeld de principes inzake preferentiële oorsprong correct toepassen”, geeft Sambre aan. “Twee zaken zijn daarbij van cruciaal belang: de juiste data gebruiken en beschikken over de juiste kennis.”

“Het probleem dat zich vandaag stelt, is dat veel bedrijven zich onvoldoende bezighouden met een degelijke customs compliance-aanpak. Het foutief omgaan met douaneregels, kan evenwel aanzienlijke gevolgen hebben voor elke onderneming en – in een worstcasescenario – zelfs het voortbestaan ervan bedreigen.”

De risico’s zijn dus niet min. Naast de gebruikelijke boetes, zijn er ook strafrechtelijke procedures mogelijk tegen personeel en directie/management. Bij problemen kan de douane de bedrijven ook onderwerpen aan verscherpte controles en frequentere inspecties van goederen, wat dan weer voor vertraging in de supplychain kan zorgen.

Als ze dat nodig acht, kan de douane eveneens met terugwerkende kracht ingrijpen. “Te weinig betaalde invoerrechten kunnen altijd achteraf door haar worden opgeëist”, licht Sambre toe. “Bedrijven zijn zich daar vaak niet van bewust en zijn er dus evenmin op voorbereid. Als de douane na het vaststellen van een inbreuk a posteriori gerechtvaardigde aanvullende betalingen eist, kunnen die een aanzienlijk negatief effect hebben op de liquiditeit van de onderneming. In het ergste geval kan zelfs de solvabiliteit van een bedrijf in gevaar komen.”

Om dat te voorkomen, is het belangrijk dat diverse afdelingen binnen het bedrijf meegaan in het douanebad. “Customs compliance bestrijkt veel meer gebieden dan je op het eerste gezicht zou denken”, duidt Sambre. “Afdelingen zoals bijvoorbeeld productontwikkeling, inkoop, productie, boekhouding, verkoop, magazijn en distributie hebben allemaal in meer of mindere mate te maken met de naleving van de douanevoorschriften. Kennisuitwisseling is hier cruciaal.”

Aanpak

Hoe kunnen bedrijven een goede aanpak van de douanematerie vormgeven? Sambre ziet daar twee punten die van belang zijn. “Eerst en vooral moeten bedrijven voorzien in een degelijk plan van aanpak en een douaneverantwoordelijke aanstellen die zowel intern als extern verantwoordelijk is. Bovendien moet die persoon voldoende gezag hebben.”

Sambre gaat zelfs nog een stap verder en pleit ook voor een bijkomende beoordeling van de prestaties van het middenkader op basis van de naleving van douanewetgeving. “Zo is ook iedereen op dit level zich bewust van het belang en zullen zij er naar handelen.”

Als tweede punt verwijst hij naar het opzetten van de juiste structuur en het doorstromen van de juiste data. “Een regelmatige uitwisseling van informatie is cruciaal zodat alle afdelingen op de hoogte blijven. Als er bijvoorbeeld een zakelijke partner is waar financiële sancties tegen gelden, is het belangrijk dat dat geweten is.”

“Een data-uitwisseling met verkoop, inkoop, logistiek, financiering en boekhouding, maar ook met de IT-afdeling is absoluut noodzakelijk”, legt Sambre uit. “En gezien er vaak geen standaardoplossingen zijn, moet een customs compliance-programma worden afgestemd op de noden van het individuele bedrijf om effectief te kunnen functioneren.”

Degelijk opgeleid personeel, het goed in kaart brengen van de risico’s, een goede doorstroming van de data en bovenal een goede interne afstemming, dat zijn de ingrediënten voor een succesvolle customs compliance-aanpak. Eens deze voorwaarden zijn vervuld, kan een bedrijf er zijn voordeel mee doen.

Voor meer info over de douanediensten van BDO kunt u terecht op de website.